Efficiënter werken en kosten besparen met telefooncentrale Unify OpenScape Business X1

Een tandartspraktijk stelt specifieke eisen aan een telefooncentrale. In de ochtend is het vaak erg druk, buiten praktijktijden moeten bellers op de juiste manier worden doorverwezen en spoedeisende telefoontjes moeten altijd direct doorkomen. De telefooncentrale OpenScape Business X1 van Unify helpt om de bereikbaarheid van uw praktijk te optimaliseren, op ieder moment van de dag. Bovendien biedt de centrale veel handige opties die ervoor zorgen dat u efficiënter kunt werken.

De OpenScape Business X1 is dé telefooncentrale voor de moderne tandartspraktijk. Met zijn vele handige opties helpt de centrale om de bereikbaarheid van de praktijk te verbeteren zonder de werkdruk van de baliemedewerker te verhogen.

Meer efficiëntie en snelheid
De efficiëntie van de tandartspraktijk kan worden vergroot door de OpenScape Business X1 te koppelen aan de praktijkmanagementsoftware. Doordat uw computer en telefoon met elkaar verbonden zijn, kunt u onder meer met één klik een patiënt bellen. Als de patiënt zelf belt, wordt zijn telefoonnummer onmiddellijk herkend en verschijnt zijn patiëntenkaart onmiddellijk in uw scherm. De centrale kan met vrijwel ieder softwarepakket gekoppeld worden, waaronder Exquise.

Meer flexibiliteit en vrijheid
In veel tandartspraktijken wordt de baliemedewerker breed ingezet. Dit kan echter leiden tot een verminderde bereikbaarheid. De slimme draadloze headsets van de OpenScape Business X1 vergroten de flexibiliteit van de baliemedewerker. Allereerst door ervoor te zorgen dat hij twee handen vrij heeft, waardoor hij tijdens het telefoongesprek gegevens kan opzoeken. Daarnaast kan hij ook eenvoudig een gesprek aannemen wanneer hij niet aan de balie zit. Maximale vrijheid dus, zodat uw baliemedewerker breed inzetbaar blijft. Door de OpenScape Business X1 te koppelen aan uw deurintercom, kunt u via uw telefoon spreken met de patiënt bij de intercom. Bovendien kunt u met uw telefoon de deur openen.

Betere dienstverlening
Uiteraard zijn er momenten waarop uw praktijk minder of niet bereikbaar is. Om ervoor te zorgen dat uw patiënten altijd op de juiste manier benaderd worden, biedt de OpenScape Business X1 de mogelijkheid om meerdere meldteksten in te (laten) spreken. Bij elke meldtekst kunt u zelf kiezen of de beller de mogelijkheid krijgt om een bericht achter te laten. Is het druk en kunt u niet alle bellers onmiddellijk te woord staan? De OpenScape Business X1 zorgt ervoor dat uw patiënten kunnen aangeven of er sprake is van een spoedgeval voordat ze in de wachtrij worden geplaatst. Bovendien kunt u zelf wachtmuziek kiezen, indien gewenst afgewisseld met gesproken berichten over uw openingstijden, website of andere praktische informatie.

Betere bereikbaarheid voor spoedgevallen
Voor spoedgevallen wilt u natuurlijk altijd bereikbaar zijn. U kunt hier dan ook een apart nummer voor instellen. Een binnenkomende spoedoproep krijgt vervolgens altijd voorrang op andere inkomende gesprekken. Op het scherm van uw telefoon ziet u dat het een spoedgeval betreft. Bovendien kunt u voor spoedoproepen een aparte ringtone instellen.

Betere en efficiëntere communicatie
Het is belangrijk dat het contact tussen de balie en de behandelkamer(s) soepel verloopt. Het is echter niet efficiënt om hiervoor steeds op en neer te lopen. Door de app van de OpenScape Business X1 op uw pc te installeren, kunt u chatberichten sturen naar een collega in een andere behandelkamer of aan de balie. Deze vorm van instant messaging (chat) is ideaal voor korte vragen of opmerkingen. Bovendien voorkomt het storend telefoongerinkel in uw praktijk.

Tip: WiFi voor uw gasten? Ja, maar dan wel veilig!

Heeft u vaak gasten die het wachtwoord van uw draadloze internet verbinding vragen? Veel bedrijven verstrekken hun wachtwoord aan gasten zonder zich te realiseren welke risico’s dit met zich meebrengt. Een draadloze verbinding van de pc, laptop of telefoon van uw gast komt namelijk tot stand door middel van een verbinding met uw interne netwerk, en dus niet alleen met internet. Dat betekent dat er geen firewall (beveiliging) tussen de pc, laptop of telefoon van uw gast en uw netwerk zit. U moet uw gast dus wel heel erg goed vertrouwen voordat u hem het wachtwoord van uw draadloze verbinding geeft!

Zelfs als u uw gast volledig vertrouwt, kan het echter flink fout gaan. De pc of laptop van uw gast kan besmet zijn met een virus of spyware, waardoor ook uw netwerk bloot komt te staan aan deze bedreigingen. Ook zal de pc van uw gast over uw verbinding virussen en spyware verspreiden waarna uw provider uw verbinding zal blokkeren. Ook zou een gast, bewust of onbewust, verboden content zoals illegale software, muziek of video’s kunnen verspreiden via uw internetverbinding. Er zijn verschillende controlerende instanties, zoals de Business Software Alliance, die u daarvoor aansprakelijk kunnen stellen.

Vanwege de gevaren die op de loer liggen bij het delen van uw WiFi, is het veiliger om een aparte verbinding te gebruiken voor uw gasten. Een simpel zakelijk ADSL-abonnement van KPN van 25 euro per maand is hiervoor al voldoende. Op deze wijze voorkomt u voor 300 euro per jaar dat uw netwerk wordt besmet of uw verbinding tijdelijk wordt geblokkeerd. U loopt dan echter nog wel steeds het risico op een claim als uw gast illegale media verspreid.

Om te voorkomen dat u een claim ontvangt voor het verspreiden van illegale media, kunt u restricties leggen op wat uw gast kan doen op uw gastennetwerk. De meeste gasten willen slechts surfen en hun e-mail lezen. Het is dan ook verstandig om het verzenden van bestanden en films op deze verbinding te blokkeren door gebruik te maken van een speciaal WiFi-punt voor gasten. Deze WiFi-punten (access points) bieden bovendien de mogelijkheid om reclame van uw bedrijf te laten zien voordat uw gast het internet op kan. Een dergelijk Wifi-punt kost ongeveer 175 euro en is daarmee de investering meer dan waard!

Wilt u meer weten over een veilige WiFi-verbinding voor uw klanten? Neem dan contact met ons op.

Tip: Let op bij het verhuizen van uw internetdomein

Soms worden onze klanten door de bouwers van hun website aangespoord om hun domein naar de internetprovider van de websitebouwer te verhuizen. Wanneer een domein verhuisd wordt, worden de domein instellingen (DNS-records) vaak onvolledig overgenomen. Zo komt het na een verhuizing vaak voor dat de mail niet meer wordt bezorgd, telefoons niet meer gesynchroniseerd kunnen worden en het niet meer lukt om op afstand in te loggen.

Een (nieuwe) website kan echter gemakkelijk op de server van de websitebouwer draaien zonder dat het domein naar een andere provider verhuisd hoeft te worden. Een webbouwer die het tegendeel beweert, zou dit kunnen doen omdat hij geld verdient aan de registratie en hosting van een domein, of omdat hij niet op de hoogte is van de kosten die een verhuizing met zich meebrengt.

Als er problemen optreden na een domeinverhuizing, is het vaak noodzakelijk om herstelwerkzaamheden door ons te laten uitvoeren, zodat alles weer naar behoren werkt. Bij de verhuizing van meerdere domeinen lopen de benodigde tijd en daarmee de kosten echter al snel op! Deze kosten kunnen voorkomen worden door het domein niet onnodig te verhuizen. Als er toch een goede reden is om het domein te verhuizen, kunnen we de DNS-records vooraf al zo instellen dat de kosten bij de verhuizing beperkt kunnen worden. Wij adviseren u dan ook om nooit zonder overleg uw domein te (laten) verhuizen. Als u contact met ons opneemt, zullen wij u adviseren over de risico’s en de mogelijke oplossingen.

Van Raak Staal beter bereikbaar en lagere belkosten

Van Raak Staal in Oss is een van de de eerste gebruikers van het gloednieuwe Siemens OpenScape Business-platform. Door het plaatsen van deze nieuwste Siemens-telefooncentrale zijn zij beter bereikbaar, bellen ze tegen lagere kosten en kunnen ze gebruik maken van diverse nieuwe communicatiemogelijkheden. Een investering die zichzelf snel terugverdiend.

Van Raak Staal
Van Raak Staal Oss heeft de nieuwe Siemens-centrale gekocht om hun bereikbaarheid te vergroten. De oude centrale had zijn beperkingen op het gebied van bereikbaarheid en was aan vervanging toe. Ook de vestiging in Tilburg zal later in de nieuwe centrale geïntegreerd worden, waardoor klanten nog beter bediend kunnen worden en de belkosten verder beperkt kunnen worden.

Siemens OpenScape Business
De nieuwe centrale van Siemens is standaard geschikt voor ISDN-lijnen én Voice over IP-telefonie (VoIP). Op deze centrale kunnen zowel IP-toestellen als traditionele systeemtoestellen – door elkaar – aangesloten worden.

De Siemens OpenScape Business-centrale is modulair opgebouwd, en de functionaliteiten van de centrale kunnen uitgebreid worden door licenties aan te kopen. Hierdoor is de centrale interessant voor kleine bedrijven met traditionele wensen (bellen en gebeld worden), maar ook uit te breiden tot een veelzijdig communicatieplatform voor bedrijven met uitgebreide wensen op het gebied van moderne communicatie. Zo kunnen mobiele gebruikers in de centrale geïntegreerd worden, kan de centrale aan Outlook worden gekoppeld voor informatie over de aanwezigheid van personeel en zijn er mogelijkheden voor chatten, video-vergaderen, bellen vanuit applicaties, het opnemen van gesprekken en nog veel meer!

Gebruik uw bestaande investering langer
Bedrijven die momenteel een recente Siemens HiPath-centrale met systeemtoestellen gebruiken, kunnen hun centrale upgraden naar het nieuwe Siemens OpenScape Business Platform, waardoor de investering beperkt blijft.

Kijk voor meer info op:
http://www.siemens-enterprise.com/nl/products-services/small-medium-business/openscape-business.aspx

Spyware: steeds meer gevaar, steeds meer beveiliging

Wat is nu eigenlijk Spyware?
De letterlijke betekenis van Spyware is “spionage software”. Spyware verzamelt vooral uw surfgedrag en gebruikte emailadressen zodat de makers van de spyware deze kunnen verkopen aan marketingbedrijven. Zij gebruiken de informatie op hun beurt weer voor reclame doeleinden van hun opdrachtgevers.

Meer gevaar
Het risico om ongevraagd een Spyware-besmetting op een Pc op te lopen wordt steeds groter. Er is gewoon steeds meer Spyware in omloop en steeds meer Internetpagina’s of downloads worden er mee besmet om op die manier ook een Pc te kunnen besmetten. Toch is niet alle Spyware illegaal. Sommige Spyware zit in de installatie bestanden van een (gratis) programma en wordt geinstalleerd als een gebruiker onachtzaam is en de gebruikersvoorwaarden niet leest voordat hij of zij op “accepteren” klikt. Deze Spyware (zoals tool-bars) laten zich vaak eenvoudig weer verwijderen. In tegenstelling tot de illegale Spyware. Deze is vaak zeer moeilijk (geheel) te verwijderen omdat er niet één scanner is die alles vindt. Een Pc moet dus vaak met drie of vier verschillende anti-spyware programma’s gescand worden om van (de meeste) Spyware af te komen. Een arbeidsintensieve procedure die bij oudere Pc’s vaak niet eens meer loont. Van een Pc kan nooit met 100% zekerheid worden gezegd dat deze Spyware vrij is na een besmetting.

Voorkomen is veel beter dan genezen
Om een Spyware besmetting te voorkomen kunnen een aantal technische maatregelen genomen worden. Zo is het erg belangrijk om de besturingssystemen (Windows) en surfprogramma’s (Internet Explorer) van alle Server, Pc’s en laptops zo goed mogelijk up-to-date te houden. Natuurlijk moet ook de Anti-virus en Anti-Spyware software dagelijks up-to-date zijn. Hierdoor worden de scanners wel steeds zwaarder en worden Pc’s trager. Dit is niet te voorkomen.

Meer beveiliging
De nieuwe Anti-Virus&Spyware software die wij bij onze klanten installeren vindt meer Spyware dan de oudere software. Bovendien is deze software gekoppeld in ons Real-Time-Monitoring systeem waardoor we meer zicht hebben op machines waarvan de software eventueel niet up-to-date is. Ook de nieuwe firewalls die wij bij klanten installeren helpen mee om virus en spyware besmettingen te voorkomen. Zij kijken al in het download- en surfverkeer om gevaren te blokkeren voordat ze bij de Pc een besmetting kunnen veroorzaken. Bovenstaande maatregelen helpen om de kans op een besmetting van een door ons beheerde Pc te voorkomen.

Zakelijk of privégebruik?
Naast de technische maatregelen is het surfgedrag van de gebruiker erg bepalend voor het risico op een besmetting. Veel gratis programma’s, muziekbestanden, ringtones of dubieuze websites bevatten vaak Spyware. Door deze bronnen van Spyware te vermijden kan een gebruiker het risico op een besmetting erg verkleinen. De risico’s op een besmetting zijn veel kleiner als een Pc uitsluitend zakelijk wordt gebruikt.

De (thuis) Pc’s die niet uitsluitend zakelijk gebruikt worden hebben een verhoogd risico op besmetting. Deze Pc’s staan vaak thuis en worden door meer gezinsleden gebruikt. Ondanks dat deze Pc’s vaak niet in ons beheer zijn, is het belangrijk om bovenstaande maatregelen zo goed mogelijk uit te voeren om een besmetting te voorkomen. Deze Pc’s kunnen op verzoek door ons worden voorzien van de nieuwe Anti-Virussoftware met Real-Time-Monitoring om de risico’s op een besmetting te beperken.

Herziene Algemene verkoop-, leverings- en betalingsvoorwaarden van Lannet IT B.V.

Op alle overeenkomsten met ons zullen per 1 augustus 2013 onze nieuwe Algemene verkoop-, leverings- en betalingsvoorwaarden van toepassing zijn. Onze nieuwe algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de kamer van koophandel van Noord-Brabant onder nummer NUMMER. Op verzoek wordt u een exemplaar toegezonden. Onze algemene voorwaarden kunt u ook downloaden. Deze zijn te vinden op www.lannet.nl/algemenevoorwaarden.

Onze nieuwe algemene voorwaarden zijn zowel van toepassing op nieuwe overeenkomsten met ons als op bestaande overeenkomsten die na 1 augustus 2013 worden voortgezet. Indien u er niet mee akkoord gaat dat onze algemene voorwaarden na 1 augustus 2013 van toepassing zijn op een bestaande overeenkomst met u, dan kunt u deze overeenkomst voor en per 1 augustus 2013 beëindigen.

Mocht u vragen hebben over onze algemene voorwaarden of de inhoud van dit bericht, dan verzoeken wij u contact met ons op te nemen.

Voice over IP

Over Voice over IP, afgekort VoIP, wordt veel geschreven. Maar wat is Voice over IP precies? Hoe werkt het? Wat zijn de voordelen en welke punten verdienen aandacht?
Wat is Voice over IP?
VoIP staat voor bellen via internet. In plaats van bellen met een KPN telefoonlijn, wordt gebruik gemaakt van een internetverbinding om telefoongesprekken te voeren. Bellen met VoIP kan plaatsvinden tussen VoIP-telefoontoestellen (hardphone) maar ook tussen computers waar telefoonsoftware op draait (softphone). In dat geval belt u niet met een vast toestel maar met een headset via uw eigen computer. Wanneer u met VoIP gaat bellen, heeft u geen KPN abonnement meer nodig. U sluit, vaak goedkoper, een abonnement af bij een VoIP provider.

Wat zijn de voordelen?
Bellen met VoIP biedt voordelen op het gebied van functionaliteit, beheersbaarheid en kosten.

Functionaliteit:

Een VoIP oplossing biedt meer functionaliteit en werkt vele malen eenvoudiger dan een telefooncentrale. Wijzigingen kunt u zelf, zonder ingewikkeld programmeerwerk, doorvoeren. Daarnaast werkt u efficiënter. Met één druk op de knop belt u bijvoorbeeld een telefoonnummer dat u op een internetpagina of in uw eigen softwarepakket ziet. Uw telefoon is immers geïntegreerd in uw computernetwerk.

Vanuit uw eigen server beheert u zelf, op een eenvoudige manier, bedrijfsbreed alle telefonie zaken.

Zo kunt u bijvoorbeeld:
• een eigen telefoonnummer aanmaken voor iedere medewerker;
• eenvoudig wachtmuziek instellen of wijzigen;
• nieuwe wachtrijen (queues) aanmaken;
• een eigen nummerplan aanmaken en wijzigen.
Medewerkers kunnen op hun eigen werkplek:
• bellen vanuit hun eigen softwarepakketten;
• eenvoudig telefoongesprekken opnemen en later weer terugluisteren;
• snel en gebruiksvriendelijk gesprekken doorschakelen naar een collega, voicemailbox of mobiele telefoon;
• meeluisteren of meepraten met een telefoongesprek van een collega;
• gemakkelijk groepsgesprekken (conference calls) organiseren.

Beheersbaarheid:
Telefonie wordt geïntegreerd in uw bestaande netwerk. Dat resulteert in lagere onderhoudskosten en efficiënter netwerkgebruik. VoIP telefonie wordt vanaf een centrale locatie voor meerdere vestigingen aangestuurd. Medewerkers op thuiswerkplekken zijn eenvoudig aan het systeem te koppelen zodat ze thuis gewoon bereikbaar zijn via het interne telefoonnummer.

Kosten:
De VoIP software wordt vaak op een bestaande server geïnstalleerd. Een dure, ingewikkelde telefooncentrale is dus niet nodig. Dat betekent dat de investeringskosten laag zijn. Daarnaast kunt u flink besparen op belkosten doordat uw KPN abonnement vervangen wordt door een goedkoper abonnement bij een VoIP provider.

Wat zijn de aandachtspunten?
Naast de vele voordelen die VoIP biedt zijn er zeker ook aandachtspunten. Betrouwbaarheid is daarvan de belangrijkste. Het internet is een zeer complex netwerk waar veel mis kan gaan. Een betrouwbare oplossing vereist daarom:
• een stabiel netwerk. Het transport van spraak stelt eisen aan het netwerk om te voorkomen dat drukte op het netwerk een negatieve invloed uitoefent op de gesprekskwaliteit.
• een betrouwbare internetverbinding. Zonder internetverbinding is er immers geen telefonie.
• een gecertificeerde leverancier die zorgt voor een veilige inrichting van uw systeem.
• fallback scenario’s. Hoe lost u situaties als het wegvallen van uw internetverbinding of een defecte server zo snel mogelijk op? Goede fallback scenario’s minimaliseren of voorkomen down-time bij problemen.


Lannet IT en VoIP
Een aantal jaar geleden stond VoIP nog in de kinderschoenen. Er kwamen dagelijks aanbieders bij met veelbelovende nieuwe ideeën. Het aantal aanbieders was groot, de markt ondoorzichtig en de techniek relatief jong. Inmiddels is aan de randvoorwaarden voor een succesvolle VoIP implementatie voldaan. Er is een betaalbare en voldoende snelle infrastructuur beschikbaar en de soft- en hardware zijn goed ontwikkeld voor zakelijk gebruik. VoIP heeft zich ontwikkeld en Lannet IT is nu, met haar gecertificeerde medewerkers, in staat een betrouwbaar concept aan te bieden dat voldoet aan strenge kwaliteitscriteria:
• kwalitatief hoogwaardige apparatuur van onder andere Tiptel;
• betrouwbare providers zoals Signet;
• gedegen VoIP software van 3CX;
• een stabiele internetverbinding.

Conclusie
VoIP is de afgelopen jaren ontwikkeld en biedt de mogelijkheden om een stap verder te gaan richting efficiëntere bedrijfsvoering en kostenbesparing. We verwachten dat VoIP nu een enorme vlucht neemt en dat steeds meer bedrijven telefoongesprekken via VoIP gaan voeren. Lannet IT biedt een betrouwbare VoIP oplossing die zich in de praktijk bewezen heeft. Wilt u daar meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Beter, sneller en slimmer werken met SharePoint

SharePoint is het platform van Microsoft waarmee u eenvoudig en snel een omgeving kunt opzetten voor samenwerking en informatie uitwisseling. Zo kunnen uw medewerkers beter, sneller en slimmer werken. De komst van Microsoft SharePoint Online maakt het product nu ook heel bereikbaar voor het midden- en kleinbedrijf.

De basis van een SharePoint site is vaak een documentenbibliotheek. Daarin worden documenten opgeslagen zodat ze kunnen worden geraadpleegd en bewerkt door geautoriseerde personen. Ook kunnen forums, enquêtes, taken en agenda’s worden aangemaakt. Doel is hierbij dat informatie op de juiste manier met de juiste personen gedeeld kan worden. Werkstromen kunnen logica toevoegen in de volgorde waarop medewerkers een document, formulier of actie reviseren of goedkeuren.

Dat klinkt nogal algemeen maar met wat voorbeelden gaan we dit concreter maken.
Een personeelsportaal bijvoorbeeld, is de plaats waar (ISO-)handboeken en procedures, het bedrijfsreglement, de CAO, een formulier voor verlofaanvragen, ziek- en betermeldingen, digitale werkroosters en digitale urenbriefjes gevonden en bijgewerkt worden, of waar werknemers digitaal een declaratie kunnen doen van gemaakte kosten. Ook een “smoelenboek” is eenvoudig op te zetten.

Een portaal voor bedrijfsmiddelen geeft uw personeelsleden van verschillende vestigingen de kans een beamer, vergaderzaal of auto te reserveren of een storing te melden aan een apparaat. Ook kantoorartikelen kunnen op deze manier besteld worden. De aanvraag komt automatisch ter beoordeling bij een manager terecht.

Wisselt u bestanden uit met externe partijen zoals onderaannemers, leveranciers of klanten? Een SharePoint portaal biedt iedereen de mogelijkheid bestanden, ook oude versies, snel te vinden. In combinatie met Office 2010 kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document werken! Bestanden in een SharePoint site worden geïndexeerd en zijn daarmee veel sneller terug te vinden dan in een bestaande opslagstructuur op de server.

Een projectportaal zorgt dat alle betrokkenen bij een project hun informatie kunnen plaatsen en opzoeken. Projectbeschrijvingen, tekeningen en bestekken, projectplanningen, digitale urenbriefjes, materiaalbestellingen: alles is terug te vinden op een centrale locatie.

Met SharePoint is het ook mogelijk een volledige website op te zetten die eventueel gekoppeld is aan een database. Voorbeelden hiervan zijn: www.autorai.nl en www.huishoudbeurs.nl.

SharePoint werkt zeer nauw samen met de bestaande Microsoft Office producten zoals Outlook, Word en Excel waardoor de gebruikerservaring heel goed aansluit bij het gebruik van die producten.

Bent u geïnteresseerd in wat SharePoint voor u en uw organisatie kan betekenen, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

De voor- en nadelen van online diensten

Online diensten en de cloud zijn op dit moment veelbesproken onderwerpen. Er zijn verschillende manieren om online diensten te gebruiken, variërend van het gebruiken van één online applicatie (programma) zoals internetbankieren, tot het volledig werken in een online omgeving.

In dat laatste geval staan er alleen maar ‘domme’ terminals die een verbinding maken met internet en heeft de gebruiker geen enkel programma meer op zijn PC staan. Tussen deze twee uitersten bevinden zich nog vele varianten van online werken die met name gebaseerd zijn op de combinatie van een eigen infrastructuur (servers) en het afnemen van een aantal online diensten. Back-up online kan bijvoorbeeld een prima dienst zijn voor kleine bedrijven zonder server. En SharePoint online biedt de mogelijkheid om snel en goedkoop kennis te maken met dit samenwerkingsplatform van Microsoft. Het zijn diensten die uitstekend samenwerken met uw bestaande ICT infrastructuur.

Voordelen of lokkertjes?

Als we de trendwatchers mogen geloven dan werken we over een aantal jaren allemaal volledig online. De belangrijkste redenen daarvoor vinden we in de voordelen van online diensten:
• u betaalt voor wat u afneemt;
• programma’s en gegevens zijn overal en altijd beschikbaar;
• nieuwe diensten kunnen makkelijk worden toegevoegd;
• geen onverwachte kosten voor onderhoud en updates van het systeem;
• u beschikt altijd over de juiste licenties;
• per maand betaalt u een vaste bijdrage per gebruiker;
• de kosten zijn relatief laag.

Aangezien de voordelen bij de online aanbieders vaak de meeste aandacht krijgen, bespreken we hieronder een aantal kanttekeningen bij gebruik van online diensten.

Storing bij aanbieder
Op zondag 7 augustus jl. legde een bliksem een deel van de online diensten van Microsoft en Amazon.com voor een aantal uren plat. Veel mensen konden uren niet e-mailen of bij hun gegevens. Hiermee werden de afhankelijkheid en stabiliteit van de aanbieder en zijn platform ineens heel zichtbaar. Ook herinneren we ons nog de problemen met Rabobank internetbankieren in mei van dit jaar toen de site van de Rabobank onder vuur lag van een DDOS aanval.

De meeste bedrijven hadden geen grote problemen met deze storingen, omdat zij best enkele uren zonder e-mail en internetbankieren konden. De belangrijke programma’s draaien bij de meeste bedrijven nog lokaal op de eigen PC’s, laptops en servers. Maar wat als je hele infrastructuur in een online omgeving draait? Bij een storing in het systeem van de aanbieder, is uw online IT systeem niet beschikbaar. Dat leidt bij de meeste bedrijven direct tot stagnatie van de eigen productie of dienstverlening.
 Natuurlijk kan uw eigen systeem ook door een hardwarestoring getroffen worden of zelfs het doelwit worden van een (DDOS) aanval. De kans op een aanval van buitenaf is echter niet zo groot omdat partijen als Microsoft en Rabobank een interessanter doelwit vormen voor hackers.

Volledig afhankelijk van internetverbinding
De afhankelijkheid van uw internetverbinding is bij online werken enorm groot. Het wegvallen van de verbinding heeft als direct gevolg dat u niet kunt beschikken over de online diensten. Hierdoor worden internetverbindingen vaak betrouwbaarder, dubbel en daarmee duurder uitgevoerd dan in traditionele omgevingen.

Functionaliteit en snelheid verbinding(en)
Afhankelijk van de gekozen online dienst moet soms functionaliteit en flexibiliteit worden ingeleverd. In uw eigen omgeving kunt u doen wat u wilt, maar in een online (gedeelde) omgeving zit u vaak vast aan een aantal door de aanbieder opgelegde beperkingen. Ook is online werken nog niet geschikt voor alle toepassingen. Beperkte functionaliteit of verbindingssnelheid kunnen bijvoorbeeld het maken van verbinding met lokale apparatuur verhinderen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld kloksystemen, scanners, poorten of digitale röntgenapparatuur.

Veiligheid en data op het internet (in Nederland)?

Een ander aandachtspunt is het feit dat uw data ‘ergens’ op het internet staan. De aanbieder kan niet altijd garanties geven dat de data in Europa of binnen de landsgrenzen blijft. In sommige gevallen is dat wel wenselijk of misschien zelfs wel verplicht. Het verschil in beveiliging tussen de verschillende aanbieders is erg groot en het is moeilijk te beoordelen of een partij veiligheid biedt. In een aantal gevallen is het inloggen alléén met een gebruikersnaam en wachtwoord beveiligd; iemand die meeleest over uw schouder of via een keylogger, een programma dat uw toetsaanslagen registreert, kan vanaf iedere willekeurige computer op het internet onder uw naam in uw online dienst inloggen. Deze beveiliging is daarmee niet in alle gevallen afdoende.

(Verborgen) kosten
Vaak zijn de kosten van een online dienst uitgedrukt per werkplek, gebruiker of mailbox. Daarmee is heel inzichtelijk wat de kosten zijn bij bijvoorbeeld groei van één extra werkplek. De kosten op langere termijn zijn echter niet per definitie lager dan dezelfde dienst in een eigen ICT omgeving. Ook worden initiële kosten voor het opzetten of migreren naar de online dienst vaak niet in de overwegingen en berekeningen meegenomen.

Conclusie
Nieuwe ontwikkelen volgen elkaar in een razend tempo op. Online werken wordt zeker een onderdeel van ICT in de toekomst. Online diensten kunnen nu al een prima aanvulling op of (gedeeltelijke) vervanging zijn van uw bestaande in-huis ICT structuur.

Een kritische blik op de aanbieder van online diensten, de producten, uw ICT infrastructuur en uw internetverbinding zijn essentieel bij het al dan niet succesvol worden van online werken binnen uw bedrijf. Lannet IT helpt u op een veilige manier kennis te maken met online werken. Wilt u daar meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Nieuwe dienst Lannet IT Real Time Monitoring

In onze vorige nieuwsbrief schreven we er al kort over: onze nieuwe dienst Real Time Monitoring. Inmiddels hebben wij dit live gebracht. De eerste resultaten zijn zó positief, dat we hebben besloten deze dienst in Basic-vorm gratis aan te bieden aan al onze bestaande remote beheer klanten.

Met het Real Time Monitoring (RTM) systeem kunnen wij vitale onderdelen in het netwerk nog pro-actiever beheren. Op elke server wordt een klein programmaatje geïnstalleerd dat een aantal belangrijke zaken van de gezondheid van de server controleert en digitaal aan ons rapporteert. Hierdoor kunnen wij eventuele problemen voorkomen, sneller ingrijpen bij afwijkingen en de status van de server live monitoren. RTM-meldingen komen binnen op een grote flatscreen te midden van onze engineers.

Verrassing
De eerste testresultaten van RTM zijn dermate positief, dat wij per 1 januari het Real Time Monitoring Basic als pakket gaan aanbieden. Voor al onze klanten die op 31 december 2010 al gebruikmaken van Remote Beheer op hun servers, hebben we een verrassing: zij krijgen deze RTM Basic dienst van Lannet IT helemaal gratis.

Geen meerprijs
Bij de Basic-variant wordt schijfruimte, geheugengebruik en bereikbaarheid van de server continu gemonitord. Er zijn voor de bestaande klanten geen eenmalige kosten en geen periodieke kosten. Ze krijgen simpelweg een nog betere dienstverlening zonder meerprijs. Nieuwe klanten betalen wel eenmalige kosten per server voor deze dienst.

Custom made
Ook onderzoeken we op dit moment of we andere RTM-diensten kunnen aanbieden. Met bijvoorbeeld meerdere controles op andere cruciale processen op servers. Of zelfs custom made monitoring, voor klanten die specifieke zaken en processen op hun server gecontroleerd willen hebben. Als u meer over deze vorm van monitoring wilt weten, kunt u contact opnemen met ons.