Han Schat en Huib Schoonhoff, Fura B.V.
Online diensten en de cloud zijn op dit moment veelbesproken onderwerpen. Er zijn verschillende manieren om online diensten te gebruiken, variërend van het gebruiken van één online applicatie (programma) zoals internetbankieren, tot het volledig werken in een online omgeving.
In dat laatste geval staan er alleen maar ‘domme’ terminals die een verbinding maken met internet en heeft de gebruiker geen enkel programma meer op zijn PC staan. Tussen deze twee uitersten bevinden zich nog vele varianten van online werken die met name gebaseerd zijn op de combinatie van een eigen infrastructuur (servers) en het afnemen van een aantal online diensten. Back-up online kan bijvoorbeeld een prima dienst zijn voor kleine bedrijven zonder server. En SharePoint online biedt de mogelijkheid om snel en goedkoop kennis te maken met dit samenwerkingsplatform van Microsoft. Het zijn diensten die uitstekend samenwerken met uw bestaande ICT infrastructuur.
Voordelen of lokkertjes?
Als we de trendwatchers mogen geloven dan werken we over een aantal jaren allemaal volledig online. De belangrijkste redenen daarvoor vinden we in de voordelen van online diensten:
• u betaalt voor wat u afneemt;
• programma’s en gegevens zijn overal en altijd beschikbaar;
• nieuwe diensten kunnen makkelijk worden toegevoegd;
• geen onverwachte kosten voor onderhoud en updates van het systeem;
• u beschikt altijd over de juiste licenties;
• per maand betaalt u een vaste bijdrage per gebruiker;
• de kosten zijn relatief laag.
Aangezien de voordelen bij de online aanbieders vaak de meeste aandacht krijgen, bespreken we hieronder een aantal kanttekeningen bij gebruik van online diensten.
Storing bij aanbieder
Op zondag 7 augustus jl. legde een bliksem een deel van de online diensten van Microsoft en Amazon.com voor een aantal uren plat. Veel mensen konden uren niet e-mailen of bij hun gegevens. Hiermee werden de afhankelijkheid en stabiliteit van de aanbieder en zijn platform ineens heel zichtbaar. Ook herinneren we ons nog de problemen met Rabobank internetbankieren in mei van dit jaar toen de site van de Rabobank onder vuur lag van een DDOS aanval.
De meeste bedrijven hadden geen grote problemen met deze storingen, omdat zij best enkele uren zonder e-mail en internetbankieren konden. De belangrijke programma’s draaien bij de meeste bedrijven nog lokaal op de eigen PC’s, laptops en servers. Maar wat als je hele infrastructuur in een online omgeving draait? Bij een storing in het systeem van de aanbieder, is uw online IT systeem niet beschikbaar. Dat leidt bij de meeste bedrijven direct tot stagnatie van de eigen productie of dienstverlening. Natuurlijk kan uw eigen systeem ook door een hardwarestoring getroffen worden of zelfs het doelwit worden van een (DDOS) aanval. De kans op een aanval van buitenaf is echter niet zo groot omdat partijen als Microsoft en Rabobank een interessanter doelwit vormen voor hackers.
Volledig afhankelijk van internetverbinding
De afhankelijkheid van uw internetverbinding is bij online werken enorm groot. Het wegvallen van de verbinding heeft als direct gevolg dat u niet kunt beschikken over de online diensten. Hierdoor worden internetverbindingen vaak betrouwbaarder, dubbel en daarmee duurder uitgevoerd dan in traditionele omgevingen.
Functionaliteit en snelheid verbinding(en)
Afhankelijk van de gekozen online dienst moet soms functionaliteit en flexibiliteit worden ingeleverd. In uw eigen omgeving kunt u doen wat u wilt, maar in een online (gedeelde) omgeving zit u vaak vast aan een aantal door de aanbieder opgelegde beperkingen. Ook is online werken nog niet geschikt voor alle toepassingen. Beperkte functionaliteit of verbindingssnelheid kunnen bijvoorbeeld het maken van verbinding met lokale apparatuur verhinderen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld kloksystemen, scanners, poorten of digitale röntgenapparatuur.
Veiligheid en data op het internet (in Nederland)?
Een ander aandachtspunt is het feit dat uw data ‘ergens’ op het internet staan. De aanbieder kan niet altijd garanties geven dat de data in Europa of binnen de landsgrenzen blijft. In sommige gevallen is dat wel wenselijk of misschien zelfs wel verplicht. Het verschil in beveiliging tussen de verschillende aanbieders is erg groot en het is moeilijk te beoordelen of een partij veiligheid biedt. In een aantal gevallen is het inloggen alléén met een gebruikersnaam en wachtwoord beveiligd; iemand die meeleest over uw schouder of via een keylogger, een programma dat uw toetsaanslagen registreert, kan vanaf iedere willekeurige computer op het internet onder uw naam in uw online dienst inloggen. Deze beveiliging is daarmee niet in alle gevallen afdoende.
(Verborgen) kosten
Vaak zijn de kosten van een online dienst uitgedrukt per werkplek, gebruiker of mailbox. Daarmee is heel inzichtelijk wat de kosten zijn bij bijvoorbeeld groei van één extra werkplek. De kosten op langere termijn zijn echter niet per definitie lager dan dezelfde dienst in een eigen ICT omgeving. Ook worden initiële kosten voor het opzetten of migreren naar de online dienst vaak niet in de overwegingen en berekeningen meegenomen.
Conclusie
Nieuwe ontwikkelen volgen elkaar in een razend tempo op. Online werken wordt zeker een onderdeel van ICT in de toekomst. Online diensten kunnen nu al een prima aanvulling op of (gedeeltelijke) vervanging zijn van uw bestaande in-huis ICT structuur.
Een kritische blik op de aanbieder van online diensten, de producten, uw ICT infrastructuur en uw internetverbinding zijn essentieel bij het al dan niet succesvol worden van online werken binnen uw bedrijf. Lannet IT helpt u op een veilige manier kennis te maken met online werken. Wilt u daar meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
